สเปนเตรียมบังคับใช้ระบบ VeriFACTU ตอกย้ำการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในทุกธุรกิจ

สเปนเดินหน้าสู่รัฐบาลดิจิทัลในมิติที่กว้างขึ้น เตรียมบังคับใช้ระบบ VeriFACTU หรือ ระบบสารสนเทศด้านการออกใบแจ้งหนี้ ให้มีผลบังคับใช้ตั้งแต่ปี 2027 โดยกฎหมาย Real Decreto-ley 15/2025 กำหนดเงื่อนเวลาการบังคับใช้ใหม่ ดังนี้

• 1 มกราคม 2027 — บังคับใช้กับนิติบุคคลที่เสียภาษีเงินได้นิติบุคคล (Impuesto sobre Sociedades)
• 1 กรกฎาคม 2027 — บังคับใช้กับผู้ประกอบการอิสระ (autónomos) และ SME ที่เหลือทั้งหมด

VeriFACTU คืออะไร

VeriFACTU คือระบบที่หน่วยงานสรรพากรของสเปน (Agencia Tributaria) นำมาใช้เพื่อต่อต้านการหลีกเลี่ยงภาษี และส่งเสริมการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลและระบบอัตโนมัติในกระบวนการทางภาษีของธุรกิจ ระบบนี้ส่งผลกระทบโดยตรงต่อธุรกิจที่ใช้ซอฟต์แวร์ในการออกใบแจ้งหนี้ เนื่องจากบังคับให้ต้องสร้างบันทึกการลงทะเบียนใบแจ้งหนี้ในทันทีที่ออกใบแจ้งหนี้ หรือก่อนหน้านั้น

ผู้เสียภาษีที่ใช้โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้สามารถเลือกส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดให้แก่สำนักงานสรรพากรแห่งสเปน (AEAT) โดยสมัครใจ หากระบบปฏิบัติตามข้อกำหนดทางเทคนิคที่กำหนดไว้ ไม่ว่าจะเลือกวิธีใด โปรแกรมต้องสามารถส่งเอกสารเหล่านี้ให้ AEAT ได้ทันทีเมื่อมีการร้องขอ

คุณสมบัติที่ระบบต้องมีตามข้อกำหนด VeriFACTU

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ต้องมีคำประกาศความรับผิดชอบยืนยันความสอดคล้องกับระเบียบว่าด้วยข้อกำหนดสำหรับโซลูชันซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน และต้อง:

• สร้างบันทึกการเรียกเก็บเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ใหม่ทุกฉบับ รวมถึงกรณียกเลิกหรือแก้ไข
• รับรองว่าข้อมูลมีความถูกต้อง สมบูรณ์ เข้าถึงได้ อ่านง่าย และไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
• รองรับการส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้แต่ละรายการไปยัง  AEAT โดยอัตโนมัติ ตัวเลือกนี้เรียกว่าระบบ VeriFACTU และเป็นแนวทางที่กรมสรรพากรแนะนำ เนื่องจากรับประกันการปฏิบัติตามมาตรา 29.2(j) แห่งกฎหมายภาษีทั่วไป (LGT)ในเรื่องความสมบูรณ์ การเก็บรักษา การเข้าถึง ความชัดเจน การตรวจสอบย้อนกลับ และความไม่เปลี่ยนแปลงของบันทึก หากไม่เลือกส่งข้อมูลอัตโนมัติ แอปพลิเคชันต้องจัดเก็บข้อมูลใบแจ้งหนี้อย่างปลอดภัยแทน โดย AEAT ยังคงมีสิทธิ์ขอสำเนาข้อมูลและหลักฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ทุกเมื่อ
• บันทึกเหตุการณ์การใช้งานเพื่อรองรับการตรวจสอบย้อนกลับ โดยบันทึกนี้ห้ามแก้ไขและต้องเก็บรักษาไว้จนกว่าภาระผูกพันทางภาษีจะหมดอายุ

5 ขั้นตอนของระบบ VeriFACTU

1. ผู้ประกอบการ ออกใบแจ้งหนี้ผ่านซอฟต์แวร์ที่รองรับ VeriFACTU ระบบจะสร้างบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติทันทีที่ออก

2. ซอฟต์แวร์ ส่งข้อมูลไปยัง AEAT (สำนักงานสรรพากรสเปน) แบบเรียลไทม์

3. ระบบ จัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย พร้อมสร้างรหัส QR เพื่อป้องกันการปลอมแปลงใบแจ้งหนี้

4. ลูกค้า/ผู้ซื้อ สามารถสแกน QR code หรือรับไฟล์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ได้ด้วยตนเอง

5. AEAT ตรวจสอบและเทียบข้อมูลใบแจ้งหนี้กับบันทึกที่ได้รับจากผู้ประกอบการ

นโยบายดังกล่าวทำให้การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป แต่กลายเป็นความจำเป็นในการดำเนินธุรกิจ ในปี 2026 บริษัทต่างๆ เผชิญกับสถานการณ์ที่ความเร็วในการตอบสนอง ความแม่นยำของข้อมูล และความสามารถในการขยายตัวโดยไม่มีอุปสรรค คือปัจจัยกำหนดความสามารถในการแข่งขัน คำถามที่แท้จริงจึงไม่ใช่ "ควรมี ERP หรือไม่" อีกต่อไป แต่เป็น "ควรใช้ ERP แบบไหน" ระหว่างแพลตฟอร์มที่เน้นเทคโนโลยีขั้นสูง (AI, Cloud, BI) กับระบบที่สั่งทำขึ้นเฉพาะสำหรับธุรกิจของตนเอง

ERP คืออะไร

ระบบซอฟต์แวร์ที่รวมกระบวนการทำงานหลักขององค์กร (การเงิน ทรัพยากรบุคคล การผลิต ห่วงโซ่อุปทาน การขาย การจัดซื้อ) ไว้บนแพลตฟอร์มและฐานข้อมูลเดียวกัน ทำให้ทุกแผนกทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกันแบบเรียลไทม์ แทนที่จะแยกเก็บข้อมูลแบบไซโล ช่วยรวมศูนย์ข้อมูล ลดความซ้ำซ้อน เพิ่มความแม่นยำในการตัดสินใจ อัตโนมัติงานประจำ และรองรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลง

ระบบ ERP ทำงานอย่างไร

ประกอบด้วยโมดูลที่บูรณาการกัน (การเงิน โลจิสติกส์ การจัดซื้อ HR ฯลฯ) บนฐานข้อมูลร่วม สามารถเลือกใช้เฉพาะโมดูลที่ต้องการและขยายภายหลังได้ พร้อมรองรับความต้องการเฉพาะอุตสาหกรรมผ่านส่วนขยาย และมีพันธมิตรที่ได้รับการรับรอง (Certified Partner) ให้บริการติดตั้งทั้ง SAP S/4HANA ซึ่งเหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการ real-time capability และ SAP Business One สำหรับธุรกิจขนาดย่อม SME

ตัวอย่างระบบ ERP ในแต่ละห่วงโซ่อุปทาน(Supply Chain)

วิธีการที่องค์กรต่างๆ ใช้ซอฟต์แวร์ ERP นั้นแตกต่างกันอย่างมาก ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม อย่างไรก็ตาม บริษัทในทุกอุตสาหกรรม ตั้งแต่ยานยนต์ไปจนถึงการจัดจำหน่ายสินค้าขายส่ง ล้วนต้องการข้อมูลที่ถูกต้องและทันต่อเวลา รวมถึงกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้สามารถแข่งขันและเติบโตได้ ตัวอย่างบางส่วนของการใช้งาน ERP ในอุตสาหกรรมเฉพาะด้าน

ผู้ผลิต ผู้ผลิตในกระบวนการผลิตแบบแยกชิ้น แบบเป็นชุด และแบบต่อเนื่อง ต่างพึ่งพาระบบ ERP เพื่อให้บรรลุเป้าหมายด้านคุณภาพผลิตภัณฑ์ บริหารจัดการการใช้สินทรัพย์ ควบคุมต้นทุนค่าล่วงเวลา และอื่นๆ นอกจากนี้ ผู้ผลิตยังสามารถควบคุมสินค้าคงคลังแบบครบวงจรได้ โดยการตรวจสอบความเคลื่อนไหวของสินค้า ระบุผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพสูงและต่ำ และจัดการการจัดซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ผู้ค้าปลีก ภาคธุรกิจค้าปลีกได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างมากเมื่อร้านค้าแบบดั้งเดิมผสานรวมกับอีคอมเมิร์ซและช่องทางการขายดิจิทัลอื่นๆ ข้อมูลที่สม่ำเสมอและบูรณาการมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการให้บริการตนเองในการระบุ กำหนดค่า ซื้อ และจัดส่งสินค้า ระบบ ERP ยังช่วยให้ผู้ค้าปลีกลดการละทิ้งตะกร้าสินค้า ปรับปรุงอัตราการเปลี่ยนลูกค้าบนเว็บไซต์ และเพิ่มมูลค่าการสั่งซื้อเฉลี่ยอีกด้วย

บริษัทที่เน้นการให้บริการ บริษัทที่ให้บริการด้านวิชาชีพในสาขาบัญชี ภาษี วิศวกรรม และกฎหมาย ต้องการเทคโนโลยี ERP บนมือถือที่มีประสิทธิภาพและทำงานแบบเรียลไทม์ เพื่อสร้างสมดุลระหว่างการส่งมอบบริการกับความมั่นคงทางการเงิน สำหรับบริษัทเหล่านี้ ความสามารถในการรักษาตารางเวลาให้ตรงตามกำหนด พร้อมทั้งบริหารจัดการผลกำไรของโครงการ การใช้ทรัพยากร และโอกาสในการเติบโต ถือเป็นสิ่งสำคัญ

บริการสาธารณะ บริษัทสาธารณูปโภคต้องประเมินสินทรัพย์ถาวรของตนอย่างต่อเนื่อง ไม่เพียงแต่เพื่อตอบสนองความต้องการด้านบริการในอนาคตเท่านั้น แต่ยังเพื่อทดแทนสินทรัพย์ที่เสื่อมสภาพอีกด้วย หากไม่มีระบบ ERP การจัดการการลงทุนในสินทรัพย์จะเป็นกระบวนการที่ท้าทายและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ระบบ ERP ยังช่วยแก้ปัญหาสำคัญ

อีกประการหนึ่งสำหรับบริษัทสาธารณูปโภค นั่นคือ การคาดการณ์ชิ้นส่วนอะไหล่ (Forecasting) การขาดแคลนชิ้นส่วนที่ถูกต้องในระหว่างที่เกิดเหตุขัดข้องอาจก่อให้เกิดปัญหาด้านการบริการลูกค้าอย่างมาก ในทางกลับกัน การมีชิ้นส่วนอะไหล่มากเกินไปหมายถึงต้นทุนที่สูงเกินไปและสินค้าคงคลังที่ล้าสมัย

ผู้ค้าส่ง ผู้ค้าส่ง ผู้นำเข้า ผู้จัดจำหน่ายสินค้าโดยตรงถึงร้านค้า และผู้ให้บริการ 3PL/4PL ต้องการลดต้นทุนการจัดจำหน่าย เพิ่มอัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง และเร่งกระบวนการสั่งซื้อจนถึงการรับชำระเงิน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้ พวกเขาต้องการการจัดการสินค้าคงคลังแบบบูรณาการ ฟังก์ชันการทำงานด้านโลจิสติกส์ และกระบวนการอัตโนมัติที่ปรับแต่งได้

ทำไมองค์กรทุกขนาดถึงต้องขยับตัวและปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงนี้

ความท้าทายที่พบในปัจจุบันคือความกระจัดกระจายของเครื่องมือที่ใช้  อาทิเช่น สเปรดชีต แอปพลิเคชันแยกส่วน ฐานข้อมูลของแผนกต่างๆที่ไม่เชื่อมต่อกัน โปรแกรมหนึ่งสำหรับใบแจ้งหนี้ อีกโปรแกรมสำหรับสต็อก Excel

สำหรับงบประมาณ หรือแม้กระทั้งการใช้ WhatsApp สำหรับคำสั่งซื้อ สิ่งเหล่านี้ก่อให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพ

ที่บั่นทอนความคล่องตัว ทีมงานเสียเวลาไปกับการคัดลอกข้อมูลจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่งแทนที่จะทำงานจริง

ดังนั้น การใช้ระบบ ERP จึงไม่ได้ตอบโจทย์แค่ความต้องการรวมศูนย์ข้อมูลอีกต่อไป แต่เป็นการสร้างรากฐานทางเทคโนโลยีที่ช่วยให้สามารถผสานกระบวนการต่างๆ คาดการณ์แนวโน้ม และตอบสนองได้แบบเรียลไทม์ การเปลี่ยนกระบวนทัศน์นี้ผลักดันให้องค์กรทุกขนาดมองหาแพลตฟอร์มที่รวมการเงิน โลจิสติกส์ การผลิต และความสัมพันธ์กับลูกค้าไว้ในระบบนิเวศเดียวกันอย่างเป็นเอกภาพ

พลังของข้อมูลเรียลไทม์และ AI

หนึ่งในแรงขับเคลื่อนที่ทรงพลังที่สุดของการย้ายระบบนี้คือความต้องการมองเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ ผู้บริหารจำเป็นต้องทราบสถานะของสินค้าคงคลัง ประสิทธิภาพของทีมงาน หรือการคาดการณ์ยอดขายได้ตลอดเวลา 

การผสานปัญญาประดิษฐ์ (AI) เข้ากับโมดูลต่างๆ ของ ERP กำลังปฏิวัติขีดความสามารถในการคาดการณ์ เอเจนต์ AI วิเคราะห์รูปแบบข้อมูลในอดีตเพื่อคาดการณ์การขาดสต็อก ตรวจจับความผิดปกติทางการเงิน หรือเสนอเส้นทางกระจายสินค้าที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

คลาวด์: โอกาสที่มาพร้อมความรับผิดชอบด้านความปลอดภัย

โครงสร้างพื้นฐานก็กำลังเปลี่ยนแปลงเช่นกัน การนำบริการคลาวด์อย่าง AWS และ Azure มาใช้ได้กลายเป็นแนวทางหลักในการติดตั้งระบบ ERP ใหม่ๆ แต่การย้ายสู่คลาวด์ก็มาพร้อมความท้าทายด้านความปลอดภัยทาง

ไซเบอร์ที่ไม่อาจมองข้าม การป้องกันด้วยนโยบายความปลอดภัยรอบด้าน การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย และการตรวจสอบเป็นระยะจึงเป็นสิ่งจำเป็น

ที่มา: q2bstudio, grupozas, Seidor,wolterskluwer, SAP.COM

ข้อคิดเห็นของ สคต.

การเลื่อนกำหนดเวลา VeriFACTU ไปเป็นวันที่ 1 มกราคม 2027 (สำหรับนิติบุคคล) และ 1 กรกฎาคม 2027 (สำหรับ autónomos[5]และ SME) แม้จะให้ระยะเวลาผ่อนผันเพิ่มขึ้นจากกำหนดเดิมในปี 2026 แต่ไม่ได้ลดความจำเป็นที่ผู้ประกอบการไทยซึ่งดำเนินธุรกิจหรือมีคู่ค้าในสเปนจะต้องเตรียมความพร้อมล่วงหน้า ผู้ประกอบการควรติดต่ออย่างใกล้ชิดกับคู่ค้าฝ่ายสเปน เพื่อทำความเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะส่งผลต่อกระบวนการทำงานร่วมกันอย่างไร และควรปรับตัวหรือให้ความร่วมมือในด้านใดบ้างก่อนถึงกำหนดบังคับใช้

สำหรับผู้ประกอบการที่มีแผนจะใช้ระบบ ERP หรือกำลังจัดซื้อ/ปรับปรุงระบบที่มีอยู่ ควรตรวจสอบกับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์โดยตรงว่าระบบดังกล่าวรองรับข้อกำหนด VeriFACTU ที่จะมีผลบังคับใช้ในปี 2027 หรือไม่ ปัจจุบันมีบริษัทตัวแทนจำหน่ายและผู้ให้คำปรึกษาด้านการติดตั้งระบบ ERP อยู่หลากหลาย ผู้ประกอบการจึงควรนำความสอดคล้องกับ VeriFACTU เข้าไว้เป็นเกณฑ์หนึ่งตั้งแต่ขั้นตอนการคัดเลือกระบบ เพื่อหลีกเลี่ยงต้นทุนการปรับปรุงซ้ำซ้อนเมื่อใกล้ถึงกำหนดบังคับใช้จริง

นอกจากนี้ ระยะเวลาผ่อนผันที่ยืดออกไปยังเป็นโอกาสให้ผู้ประกอบการไทยที่ทำการค้ากับสเปนอยู่แล้ว ได้วางแผนปรับระบบบัญชีและการออกใบแจ้งหนี้ให้สอดคล้องกับกฎระเบียบล่วงหน้า แทนที่จะต้องเร่งปรับตัวในช่วงใกล้เส้นตาย ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย และเสริมสร้างความน่าเชื่อถือกับคู่ค้าในระยะยาว

สำนักงานส่งเสริมการค้าในต่างประเทศ ณ กรุงมาดริด

กรกฎาคม 2569